I forhold til hva som er gjort siden sist kan vi informere om følgende:
1. I henvendelsen fra Indigo IKT-styret til styringsgruppen for prosjektet angående denne saken:
Følgende tilsvar er gitt:
«Handlingsrommet for LOA/FOA (Lov om off.anskaffelser/Forskrift om off.anskaffelser) setter ingen begrensninger for størrelsen eller omfanget av opsjoner i avtalene. Dette er avklart med innkjøp i Hamar. I tillegg har Indigo IKT nettopp inngått en felles rammeavtale sammen med DGI på innkjøpsrådgiver. Selskapet som vant (Inventura) bekrefter også dette for oss. Det medfører videre ingen forpliktelser til å utløse disse.
Ergo vil vi innlemme de øvrige kommunene og tilsluttede selskaper i Indigo IKT-samarbeidet for opsjoner i avtalen.
Dersom det på et senere tidspunkt blir aktuelt å benytte seg av opsjonene må de som ønsker dette ta sin del av prosjektkostnadene ut i fra eksisterende fordelingsnøkkel i Indigo IKT-samarbeidet.
For oversikt over kostnadene henvises det til statusnotat for sak/arkiv prosjektet levert til Indigo IKT-styret i forbindelse med styremøte den 18.6.2021 pkt. 3.2 – Økonomi. Totalkostnadene for konsept-fasen står videre nevnt under pkt. 2.1 i samme notat.»
2. Utarbeidelse av Personas
Samling for deltakerne i runde nr. 2 for utarbeidelse av Personasene ble avholdt på Hamar Rådhus mandag 21.11.2022. I forhold til de som skulle delta var det meldt forfall fra 5.stk – så alt i alt var vi 15 som deltok. Det har vært et godt engasjement rundt deltakelsen og innsikten fra intervjurundene ble sammenstilt under møtet og presentert i plenum. Ellen Snartum vil videre bearbeide disse slik at de fremstår i lik drakt og vil overlevere disse til prosjektet. De skal som kjent danne grunnlag for krav- og behovsspesifikasjonen.
3. Informasjonsflyt
For å sikre en bedre informasjonsflyt i prosjektet til de involverte og interesserte er vi enige om at vi vil benytte nettsiden til Indigo IKT til dette formålet.
Området for prosjektet er da gjort om til et internt område – slik at utenforstående ikke vil ha tilgang. Videre vil det bli muligheter å få varsler fra siden når det er nyheter som legges ut der. I tillegg til at det er laget en egen e-postgruppe hvor vi vil sende ut varsling.
Direkte lenke til området er denne og det er den det vil bli henvist til i forhold til varslinger om nyheter per e-post: https://www.indigo-ikt.no/prosjekt/oppgradering-acos/
4. LUP
Vi er videre i dialog med LUP for å arrangere et Webinar for leverandører som går på dette med anskaffelser fra det offentlige. Vi gjør dette for å sikre at leverandørene ikke risikerer å bli avvist grunnet manglende formalia etc. ved besvarelsene. Dette for å sikre en best mulig konkurranse.