Fil- og dokumentdeling

Denne veiledningen gir en oversikt over hvordan du bør dele filer internt og eksternt, både gjennom Microsoft Teams og Outlook. Vi forklarer også hvorfor Teams generelt anbefales fremfor Outlook for dokumentdeling og hvordan filene bør struktureres og lagres.

1. Hvorfor dele filer via Teams fremfor Outlook?

Når du deler dokumenter, er det best bruke Microsoft Teams og SharePoint fremfor Outlook. Dette gir bedre kontroll, sikkerhet og samarbeid. Fordelene ved å bruke Teams inkluderer:

• Automatisk oppdatering: Alle brukere har tilgang til siste versjon av dokumentet i sanntid.
• Samarbeid i sanntid: Flere kan redigere dokumentet samtidig uten risiko for å skape flere versjoner.
• Sikkerhet: Teams og SharePoint gir bedre kontroll over tilgang og historikk enn Outlook.

Begrunnelse for å unngå Outlook for fil-deling: Ved deling gjennom Outlook kan det fort oppstå versjonsproblemer, spesielt hvis flere personer redigerer kopier av filen. Det blir også vanskeligere å trekke tilbake eller justere tilgangen for allerede sendte filer.

2. Fil- og dokumentdeling i Teams og SharePoint

Microsoft Teams og SharePoint lar deg dele filer både internt i kommunen og med eksterne samarbeidspartnere. Dette er spesielt nyttig i situasjoner som krever samarbeid mellom flere enheter eller eksterne aktører. Følg disse stegene:

1. Åpne Teams eller SharePoint:
   • Naviger til kanalen eller SharePoint-biblioteket der filen ligger.
2. Velg dokumentet du vil dele og trykk på «Del».
3. Angi delingstilgang:
   • Personer i organisasjonen: Gir alle ansatte i kommunen tilgang.
   • Bestemte personer: Gir kun spesifikt utvalgte personer tilgang.
4. Velg tilgangsnivå:
   • Kan vise: Mottakere kan kun se dokumentet.
   • Kan redigere: Mottakere kan redigere dokumentet.
5. Send linken gjennom Teams-melding eller e-post.

3. Deling av filer i Outlook (hvis nødvendig)

Selv om Outlook ikke er det foretrukne verktøyet for fil-deling, kan det brukes hvis nødvendig. Delingen bør skje via lenke til dokumentet i OneDrive eller SharePoint, slik at det unngås å sende vedlegg.

Slik deler du en fil i Outlook:

1. Åpne Outlook og start en ny e-post.
2. Legg til en lenke til filen i stedet for et vedlegg:
   • Gå til OneDrive/SharePoint, finn dokumentet, og kopier delingslenken.
   • Lim inn lenken i e-posten. Velg Kan vise eller Kan redigere i lenkeinnstillingene.
3. Send e-posten med lenken til mottakerne.

4. Hvordan organisere og lagre filer sikkert

For en effektiv og sikker lagring, følg disse retningslinjene for filstruktur og lagring:

• OneDrive: Brukes til personlige arbeidsdokumenter (notater, kladder). Deling i OneDrive er midlertidig; filer slettes etter 90 dager når en ansatt slutter.
• Teams og SharePoint: Lagrer arbeidsdokumenter som er viktige for avdelingen eller prosjektet. Dette inkluderer samarbeidsfiler, ferielister, maler, og referater.
• Fagsystemer og kvalitetssystemer: Dokumenter med sensitive personopplysninger må lagres i fagsystemer med riktig sikkerhetsnivå.

5. Hvordan fjerne og administrere tilganger for delte filer og mapper

Det er viktig å ha kontroll over hvem som har tilgang til filer og mapper du deler. Hvis noen ikke lenger skal ha tilgang, eller du ønsker å oppdatere tilgangsnivåene, kan du enkelt gjøre dette i både OneDrive og Teams/SharePoint. Følg trinnene nedenfor:

OneDrive

1. Åpne OneDrive via nettleseren eller appen på datamaskinen.
2. Finn filen eller mappen som du ønsker å administrere deling for.
3. Klikk på «Deling» eller «Del» (avhengig av plattform).
4. Administrer tilgang:
   • Se listen over personer eller grupper som har tilgang.
   • Fjern tilgang ved å klikke på søppelikonet ved siden av navnet deres.
   • Endre tilgangsnivå fra Kan vise til Kan redigere, eller omvendt.
5. Tilbakestill delingslenker:
   • Hvis du har delt filen via en lenke, kan du deaktivere lenken ved å trykke på «Fjern lenke» eller «Tilbakestill».
   • Opprett en ny lenke om nødvendig for å gi tilgang til en ny mottakergruppe.

Teams/SharePoint

1. Åpne filen eller mappen i Teams eller SharePoint.
2. Klikk på «Del» eller «Administrer tilgang» (finnes som regel i høyreklikkmenyen eller verktøylinjen).
3. Gjennomgå eksisterende tilgang:
   • Se listen over personer eller grupper med tilgang.
   • Klikk på «Avansert» eller «Detaljer» for en mer detaljert oversikt.
4. Endre eller fjerne tilgang:
   • Fjern brukere som ikke lenger trenger tilgang.
   • Oppdater tilgangsnivået (fra redigering til visning, eller motsatt).
5. Deaktiver delte koblinger:
   • Klikk på delingslenken og velg «Deaktiver».
   • Opprett en ny lenke hvis dokumentet må deles på nytt.

Tips for mappestruktur og navngiving

En god struktur for mapper og filer bidrar til bedre arbeidsflyt og tilgjengelighet. Her er noen forslag til retningslinjer:

• Hovedkategorier: Organiser mappene basert på avdeling, prosjekt eller tema.
• Konsekvent navngiving: Bruk enkle og beskrivende navn uten spesialtegn. For datoer, bruk formatet ÅÅÅÅ-MM-DD (f.eks. 2024-03-13).
• Begrens dybden: Hold strukturen enkel med maks 3-4 nivåer.
• Regelmessig vedlikehold: Rydd opp i mapper og filer etter behov, fjern utdaterte dokumenter og juster strukturen.